Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Het college is ambitieus. Dat vraagt een organisatie die de politiek bestuurlijke ambities op een professionele manier ondersteunt en uitvoert, en medewerkers die het beste uit zichzelf en uit elkaar halen. De stad is gebaat bij intensieve samenwerking tussen de vele partners. Door het bundelen van krachten en kwaliteiten bereiken we meer. Het doel is dat elke professional van de gemeente Zwolle hiernaar kan en wil handelen.

De omstandigheden en het gewenste resultaat zijn leidend, niet de procedures. Een deel van ons werk wordt minder voorspelbaar en ook met wie we dit doen. Dit vraagt van medewerkers om anders te kijken, anders te denken en anders te doen. De vier pijlers van onze organisatieontwikkeling 'Op Koers' zijn hier ook ondersteunend aan, namelijk Opgavegericht Werken, Gastvrij zijn en Mogelijk Maken, Professioneel Partnerschap en Vernieuwend zijn.

We hebben een inclusieve samenleving, een inclusieve regionale arbeidsmarkt en zijn daarbinnen een inclusief werkgever. Dit betekent dat we van elkaar accepteren dat we anders zijn. Dat we daar de meerwaarde van inzien. (Zwolse) burgers en organisaties ervaren en (h)erkennen ons als organisatie met een divers samengesteld personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de Zwolse samenleving.

2020 heeft als gevolg van de corona crisis een ongekende flexibiliteit en wendbaarheid van de organisatie gevraagd. En we zijn in staat geweest om die te leveren. Hierbij zijn we min of meer volledig zijn omgeschakeld naar vernieuwing (een van de pijlers van Op Koers) in onze werkwijze. Ook zijn we bezig met wat de toekomst van de stad betekent voor en vraagt van onze organisatie. Ook in 2020 hebben we onverminderd aandacht geschonken aan onderwerpen als opgavegericht werken en sturing, zodat we ook in de toekomst wendbaar blijven en op een juiste manier de ontwikkeling van de stad faciliteren.

Zwolle wil graag een inclusieve werkgever zijn en investeert in het wegnemen van drempels die mensen kunnen ervaren om bij Zwolle in dienst te komen. De Zwolse arbeidsmarktcommunicatie is bewust verder ontwikkeld om aantrekkelijk te zijn voor iedereen die zijn talenten kan en wil inzetten voor Zwolle.

In 2020 is stevig ingezet op duurzame inzetbaarheid tijdens het gedwongen thuiswerken. Naast actieve communicatie over een goede werkplek is ook aandacht geweest voor vitaliteit en geestelijke gezondheid door middel van online webinars en 1 op 1 aandacht van leidinggevenden.

Wij zijn een wendbare, samenlevingsgerichte organisatie die werkt met én voor de stad, zodanig dat:

• Medewerkers ruimte krijgen voor initiatief, uitnodigend zijn en zich faciliterend opstellen.
• Medewerkers duurzaam inzetbaar zijn.
• Leidinggevenden in staat zijn om hun medewerkers te ontwikkelen en te stimuleren om de (strategische) ambities van de gemeente Zwolle te realiseren.
• We een aantrekkelijke werkgever zijn door een goede balans tussen werk en privé mogelijk te maken.
• Burgers en organisaties de gemeente Zwolle ervaren en (h)erkennen als een organisatie met een divers samengesteld personeelsbestand.
• Het aantal medewerkers met een garantiebaan minimaal het door het Rijk vastgestelde streefgetal is.

Niet van toepassing

Michiel van Willigen

• We bieden een passende leer- en ontwikkelomgeving gericht op vakkennis, houding, gedrag en fitheid van medewerkers.
• We hebben een leiderschapsprogramma wat onze leidinggevenden versterkt en ontwikkelt.
• We hebben een op inclusiviteit gerichte arbeidsmarktcommunicatie en recruitmentbeleid.
• We voeren een nieuw functiehuis HR21 in dat bijdraagt aan mobiliteit tussen gemeenten. De daar uit voortvloeiende extra kosten worden gedekt uit de incidenteel beschikbare middelen uit 2018 en 2019.
• We implementeren per 1 januari 2020 de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) waarmee alle ambtenaren van de gemeente een arbeidsovereenkomst conform Burgerlijk Wetboek krijgen in plaats van een eenzijdige aanstelling conform Ambtenarenwet.
• We zorgen voor een geschikte kantoor- en werklocatie voor archeologie aan de Voorstraat / Melkmarkt. Uitvoering hiervan is doorgeschoven van 2019 naar 2020.

In 2020 is de aanbesteding opgestart om een digitale leeromgeving te ontwikkelen, samen met ONS en de provincie. We verwachten dat deze aanbesteding in 2021 zal leiden tot meer mogelijkheden om medewerkers gerichte leertrajecten te bieden die aansluiten bij hun individuele behoefte, maar ook ondersteunend aan de gewenste organisatieontwikkeling.
Ten aanzien van het ontwikkelen en versterken van leiderschap zijn enkele initiatieven aangeboden in 2020, vooral gericht op de bijzondere omstandigheden van leiding geven op afstand. Het ontwikkelen van een leiderschapsprogramma is doorgeschoven naar een later moment.
In 2020 is een disclaimer ontwikkeld die standaard wordt gebruikt bij alle vacatureteksten, waarin we actief uitspreken dat de gemeente Zwolle een werkgever wil zijn waar iedereen zich thuis kan voelen en z’n talenten in kan zetten. Ook is in 2020 een hele editie van het personeelsblad ‘Blauwdruk’ gewijd aan het thema inclusiviteit, waarbij het thema vanuit allerlei gezichtspunten onder de aandacht is gebracht.
In 2020 zijn, samen met vertegenwoordigers van de vakbonden en de ondernemingsraad, grote stappen gezet om tot invoering van HR21 te komen. In december is besloten tot de daadwerkelijke overgang naar het nieuwe functiewaarderingssysteem. De daadwerkelijke overgang vind in het eerste kwartaal van 2021 plaats.
In 2019 zijn de voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd voor de implementatie WNRA, inclusief zorgvuldige communicatie richting de medewerkers. Per 1 januari 2020 was de invoering een feit. En de huisvesting voor Archeologie is in 2020 gerealiseerd.

De lasten en baten laten een positieve saldo zien van € 843.483 en € 304.766. Omdat er € 552.935 meer wordt toegevoegd en € 151.263 minder wordt onttrokken aan de reserves, wordt een voordelig resultaat gerealiseerd van € 444.051. Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 843.484

• Een groot deel van de (incidentele) kosten heeft als gevolg van Corona een vertragend effect en wordt doorgeschoven naar 2021. Dat betreft de volgende zaken:
  • Lagere kosten van € 362.935 in verband met doorschuiven van de grote opleidingsopgaves (Office 365, Hervormingsagenda Sociaal domein en de Omgevingswet) conform besluit in het najaarsmoment 2020.
  • Lagere kosten van € 150.000 in verband met doorschuiven aanpassingen aan het klimaat van de Sociale Wijkteams.
  • Dit leidt tot een hogere storting in reserve nutvw-bestuur en organisatie van € 512.935.
• Naast deze posten zijn er voordelen ontstaan a.g.v. Corona op diverse Facilitaire -en personeelsgerelateerde kosten:
  • Facilitair onder andere op onderhoud en aanschaf Meubilair (€ 75.000), Kantoorbenodigdheden (€ 25.000), gebruik printers/Repro (€ 70.000) en Postverzending (€ 50.000).
  • Op personeelsgerelateerde kosten met name op reis -en verblijfskosten (€ 85.000) en daarnaast diverse zaken in het HR-Organisatie- en Ontwikkelbudget (€ 30.000).
• De onderhoudskosten (zowel vastgoed en facilitair) van de panden Stadhuis en Stadskantoor zijn € 151.263 lager doordat geplande werkzaamheden zijn uitgesteld of nog niet noodzakelijk waren. Aangezien deze kosten op basis van het meerjarenonderhoudsplan gedekt worden uit de onderhoudsreserve vindt daarvoor ook geen onttrekking plaats.
• Naast de voordelen zijn er ook enkele nadelen, zoals een nadeel van € 65.000 i.v.m. het hoger uitvallen van de electriciteitsrekening. Aansluiting bij de gezamenlijke duurzame aanbesteding is niet voordelig geweest. Daarnaast stijgen de kosten van afvalwijdering over de hele lijn (€ 50.000). Tenslotte is het toegangssysteem (EAL) in de panden vervangen en geupdate (€ 40.000).

Een voordelig resultaat op de baten van  € 304.766

• De bijdrage van de huur van de Omgevingsdienst IJsselland is niet begroot, waardoor deze opbrengst van €170.000 volledig als extra resultaat wordt gerealiseerd.
• Op diverse plaatsen in de organisatie hebben medewerkers werkzaamheden verricht ten bate van diverse partners (o.a. ONS, OD en RSJ) hetgeen leidt tot extra dekking van uren. In totaal gaat het hier om ruim € 100.000

Een resultaat reserves van € 704.198 nadelig (€ 552.935 hogere stortingen en € 151.263 lagere onttrekkingen)

• Naast de reeds gemelde storting van € 512.935, is gestart met het opbouwen van een onderhoudsreserve voor de SWT-panden, zodat daar ook kan worden voldaan aan het Meerjarenonderhoudsplan. Een dergelijke reserve was er nog niet. Hiervoor is een bedrag van € 40.000 gestort.
• De reeds gemelde lagere onttrekking aan de onderhoudsreserve bedraagt € 151.263 in verbandmet vertraagde of uitgestelde geplande onderhoudswerkzaamheden in de panden Stadhuis en Stadskantoor.

• De herinrichting Stadhuis, inclusief Toegankelijkheid en Verduurzaming (deel Stadhuis), zullen naar verwachting in 2019 zijn voltooid.
• Ditzelfde geldt voor het Wagenpark.
• Voor wat betreft de overige investeringen, waaronder 'de Groene Gevel' van het Stadskantoor wordt ook voltooiing in 2019 verwacht.

Herinrichting Stadhuis

Stadhuis, verduurzaming

Wagenpark

Stadskantoor groene gevel

Werkplekken Omgevingsdienst

Aanschaf electrische auto

Werkplekken Omgevingsdienst 2020

Afgesloten kredieten

• De kredieten Stadhuis Verduurzaming, Wagenpark, Stadskantoor Groene Gevel en Werkplekken Omgevingsdienst zijn in 2019 afgerond en geactiveerd en in 2020 afgesloten.
• Het krediet aanschaf electrische auto is eveneens in 2020 afgerond en afgesloten. Het saldo wordt verrekend met vrijvallende kapitaalslasten binnen het wagenparkbudget.
• Het krediet herinrichting Stadhuis is in 2020 afgerond en laat een voordeel zien van € 105.869. Dat voordeel is met name veroorzaakt doordat diverse werkzaamheden zijn gecombineerd (werk voor werk), hetgeen tijdsvoordelen oplevert. Dit krediet zal in 2021 afgesloten worden.
• De verbouwing (4e verdieping Stadskantoor) t.b.v. de Werkplekken Omgevingsdienst 2020 is geannuleerd door de Omgevingsdienst. Er zijn geen kosten geweest. Het project zal in 2021 worden afgesloten.