Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze beleidscyclus bevat meerjarige strategische opgaven, vertaald naar doelen, criteria en budgetten. Ten behoeve van de kwaliteit, werken wij aan het versterken van het sturend vermogen van de beleidscyclus. Conform de kaders wordt de rechtmatige en betrouwbare besteding van middelen verantwoord. We handelen waar mogelijk innovatief en vernieuwend. We nemen vanuit een bedrijfseconomisch perspectief beheersbare risico’s om doelen te kunnen realiseren of resultaten te kunnen behalen.

Voor het realiseren van de beleidscyclus, is het van belang dat de primaire processen (die de bijdragen aan de stad leveren) en de secundaire processen (de interne ondersteuning daarvan) in samenhang worden uitgevoerd. Wanneer wij in dit doel spreken van secundaire processen, dan bedoelen wij financiën, communicatie, juridische zaken, management, staf en secretariaten.

Ook in 2020 zijn de secundaire processen faciliterend geweest aan de realisatie van gestelde doelen in de primaire processen.
Focus lag onverminderd op een professionele bedrijfsvoering waarbij aandacht met name is uitgegaan naar rechtmatigheid, risicobeheersing (control) en efficiëntie.

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen, zodanig dat:

• De bestuurlijke behandeling ordentelijk plaats vindt op basis van kwalitatieve stukken.
• De sturing op risico’s transparant en beheersbaar geschiedt.
• Verordeningen en beleidsregels actueel, bruikbaar en rechtmatig zijn.
• Regeldruk tot een minimum beperkt wordt.
• Communicatie over beleids- en besluitvorming bijdraagt aan de ambities en doelen uit de beleidscyclus.
• We handelen binnen het normenkader financiële rechtmatigheid.
• Inkoop gebeurt conform het beleidskader inkoop- en aanbestedingsregels.

Niet van toepassing

Michiel van Willigen

• Ontwikkelen nieuwe financieringsvormen en verdienmodellen.
• Verdere uitrol e-facturering.
• Verdere uitvoering AVG.
• Conform de verordening 213a, artikel 2 wordt een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd.
• De managementcyclus wordt geoptimaliseerd.
• Optimaliseren digitale beleidscyclus.

• Binnen de energietransitie hebben onderzoeken naar nieuwe financieringsvormen en verdienmodellen plaatsgevonden.
• In 2020 is gestart met de onboarding van E-facturatie bij leveranciers. Een projectplan voor de verdere uitrol is opgesteld en er is gestart met de voorbereiding en uitvoering. In 2021 worden hiervan de nodige resultaten verwacht.
• De uitvoering van de AVG is in 2020 verder opgepakt. De functionaris gegevensbescherming en de privacy-officer worden meer en beter gevonden in de organisatie.
• In 2020 is een 213a onderzoek uitgevoerd naar de beleidscyclus, met de focus op het sturend vermogen daarvan. De resultaten worden begin 2021 met de Raad besproken. De uitkomsten van het onderzoek worden gebruikt als input voor aanpassingen aan de beleidscyclus die mogelijk geëffectueerd worden vanaf de nieuwe coalitieperiode.
• In 2020 is een keuze gemaakt in de wijze waarop de managementcyclus geoptimaliseerd kan worden. Gekozen is om te verkennen of het werken met jaarplannen helpend is hierbij. Eind 2020 is een start gemaakt met het opstellen van deze jaarplannen.

De lasten laten een positief saldo zien van € 3.773.132 en de baten een negatief saldo van € 504.406. Omdat er echter € 2.494.234 meer wordt toegevoegd aan de reserves en ook € 650.724 minder wordt onttrokken aan de reserves, wordt uiteindelijk een voordelig resultaat gerealiseerd van € 123.767. Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 3.773.132

• Er ontstaat een voordeel door de volgende onderschrijdingen op in 2020 incidenteel beschikbaar gestelde budgetten. De kosten lopen door naar 2021.  In totaal lagere lasten van € 705.943:
  • Loonsom (i.v.m. Corona) voor de Sociale Wijkteams: € 388.000
  • Loonsom (i.v.m. Corona) voor de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling: € 248.534
  • Verbeteren van de Inkoop(volwassenheid): € 69.409

Deze overlopende incidentele budgetten worden gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie, zodat hier per saldo geen resultaat ontstaat.

• Naast deze ‘nieuwe’ incidentele budgetten heeft op een aantal ‘oudere’ incidentele budgetten (nagenoeg) geen voortgang plaatsgevonden. In totaal lagere lasten van € 881.351:
  • Voor het innovatiebudget was € 250.000 beschikbaar. Er is een start gemaakt met ‘Start voor Start’ en ‘Cool en Energiek’. Tevens zou gestart worden met “Dragons Den’ en ‘Fresh Forward’. Uiteindelijk zijn ook hier, als gevolg van Corona, nagenoeg geen kosten gemaakt. Verwachting is dat dit in 2021 weer opgepakt wordt: € 231.351
  • De IV-werkzaamheden rond ‘Datagedreven/Tactisch’ schuiven door naar 2021: € 150.000
  • Geen kosten in het kader van ‘Schoon door de Poort’, hiervoor volgt bij Berap 2021-1 een besluit voor herbestemming in de ‘thuiswerkregeling: € 300.000.
  • Voor HR21 was € 200.000 geraamd in 2020 en € 200.000 in 2021. Van deze middelen is € 350.000 vrijgevallen vanuit de reserve nutvw-bestuur en organisatie naar de algemene middelen op programma 10: voordeel op budget 2020 € 200.000.

Door deze overlopende incidentele budgetten is eveneens € 881.351 minder onttrokken uit de reserve nutvw-bestuur en organisatie.

• Naast het achterblijven van de kosten op bovenstaande incidentele budgetten, is op diverse structurele budgetten een onderschrijding gerealiseerd. In totaal lagere lasten van € 1.275.000:
  • De afdelings-gerelateerde kosten laten als gevolg van Corona grote voordelen zien ( totaal € 375.000). Het gaat om o.a. catering € 120.000, huur externe locaties € 70.000, afscheidsrecepties en representatie € 60.000, afdelingsuitjes € 50.000 en tenslotte diverse kleine andere zaken € 75.000.
  • Voordeel op het eigen risico van de WA-verzekering: € 130.000  
  • Een voordeel (uit 2019) op de kosten van ONS-Inkoop: € 100.000
  • Een voordeel op het directiebudget door o.a. geen managementbijeenkomsten en diverse claims die zijn doorgeschoven naar 2021:  € 100.000
  • Een voordeel op de loonsom van de bedrijfsvoeringsafdelingen Financiën (€ 200.000) en Management (€ 100.000): € 300.000
  • Diverse structureel beschikbaar gestelde FTE-gelden (€ 14.500 per fte) in het kader van BERAP/PPN 2020 hebben nog niet geleid tot extra kosten.  Dat effect wordt pas in 2021 zichtbaar: € 210.000
  • Overige diverse kleinere verschillen: € 60.000
• De dekking van de inhuur wordt als negatieve kosten geboekt, maar was als inkomst geraamd. Hierdoor ontstaat een voordelig resultaat van € 900.000. Gevolg is dat de baten met eenzelfde bedrag lager worden.
• Het voordelige saldo op de overige loonsomresultaten binnen het fysieke en sociale domein (saldo kostenplaatsen minus dekking overhead) is € 290.000. Dit is ontstaat oa. als gevolg van meer uren op projecten.
• Daarnaast worden meer kosten ( - € 280.000)  gemaakt door extra dienstverlening van ONS aan de RSJ IJsselland (deze kosten lopen via de bedrijfsvoering van gemeente Zwolle). Deze kosten worden één op één doorbelast aan de RSJ (zie ook extra baten)

Een nadelig resultaat op de baten van €504.406

• De dekking van de inhuur is als inkomst geraamd , maar wordt als negatieve kosten geboekt. Hierdoor zijn de inkomsten  lager dan geraamd (- € 900.000 zie ook lasten).  
• Daarnaast zijn er minder inkomsten (- € 34.000) door minder (omgekeerde) dienstverlening aan ONS. ONS heeft o.a. HR nu zelf in dienst.
• Daarnaast zijn er extra baten van € 430.000 gerealiseerd:
  • Extra inkomsten van € 82.000 voor de inzet van de afdeling Financien ter ondersteuning van HCA (subsidies).
  • Extra inkomsten van € 68.000 voor Incassowerkzaamheden (afdeling Financiën).
  • Extra inkomsten van € 280.00 door de extra dienstverlening van ONS aan de RSJ IJsselland (zie ook extra lasten).

Een resultaat reserves van € 3.144.958 nadelig (€ 2.494.234 hogere stortingen en € 650.724 lagere onttrekkingen)

• Zoals genoemd wordt een bedrag van € 705.943 meer gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie i.v.m. overlopende incidentele middelen die in 2020 beschikbaar zijn gesteld.
• Een bedrag van € 230.627 is meer gestort en meer onttrokken. Dit betreft een correctie van het restantkrediet Corona bedrijfsvoering die per abuis niet in minder is gebracht op de storting maar als onttrekking is verwerkt.
• Zoals genoemd wordt een bedrag van € 881.351 minder onttrokken uit de reserve nutvw-bestuur en organisatie i.v.m. overlopende incidentele middelen van voorgaande jaren.  
• Op dit doel wordt een voordelig resultaat gerealiseerd van € 1.681.431 (€ 1.275.000 plus € 290.000 minus € 34.000 plus € 150.000). Vervolgens wordt  het resultaat op bedrijfsvoering 2020 van € 1.557.664 toegevoegd aan de reserve bedrijfsvoering. Deze storting in de bedrijfsvoeringsreserve resulteert op dit doel uiteindelijk in een voordelig saldo van € 123.767.

Het totale resultaat op bedrijfsvoering 2020 is het saldo van de drie doelen binnen programma 9: doel 9.1.1 wendbare organisatie € 444.051,  doel 9.1.3 informatievoorziening -€ 606.687 en doel 9.1.4 ondersteuning doelen € 1.681.43. Totaal een voordelig resultaat van € 1.518.795.
De toevoeging aan de bedrijfsvoeringsreserve bedraagt € 1.557.664, zodat uiteindelijk een nadelig saldo is gerealiseerd op bedrijfsvoering van € 38.869.

Dit doel bevat in de Begroting 2020 geen kredieten waarover gerapporteerd wordt.

Corona

Corona
In 2020 is een krediet van € 750.000 toegekend ter dekking van de extra bedrijfsvoeringskosten die worden gemaakt ten gevolge van Corona. Het restantkrediet van € 230.627 is ontstaan doordat diverse kosten naijlen en doorlopen naar 2021. In 2021 wordt bezien of dit saldo toereikend is om in dat jaar de extra kosten te dekken.