Paragrafen

In 2020 is de bedrijfsvoering verder geprofessionaliseerd met een focus op rechtmatigheid van inhuur van personeel en inkoop adviesdiensten. Ook is er beleid ontwikkeld op het gebied van prestatielevering en heeft de organisatie zich voorbereid op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

In 2019 leidde onderzoek van zowel het gemeentelijke VIC team, als de accountant tot constateringen over tekortkomingen op het gebied van de rechtmatigheid. Deze constateringen hadden met name betrekking op de aanbesteding en contractering van inhuur van personeel en inkoop van adviesdiensten. In 2020 is vanuit de bedrijfsvoering gewerkt aan de verbetering van rechtmatigheid op voorgenoemde gebieden ten opzichte van 2019. Onderstaande tabel geeft de resultaten weer:

Het nog resterende onrechtmatige inhuur van personeel (6%) heeft betrekking op voor 2020 aangegane verplichtingen die inmiddels allen zijn afgesloten.
Tevens zijn er in de bedrijfsvoering stappen gezet waarmee de borging van rechtmatigheid ook structureel verbeterd is. Dit komt vooral tot uiting in de professionalisering van het inhuur- en inkoopproces en hiermee wordt voorkomen dat in de toekomst dit type rechtmatigheidsissues opnieuw kunnen ontstaan.

Ook is in 2020 beleid ontwikkeld op het gebied van prestatielevering. Prestatielevering heeft ook betrekking op het rechtmatig handelen van de gemeente. Het behelst de onafhankelijke toets dat een ingediende nota of declaratie gebaseerd is op een daadwerkelijk geleverde prestatie. Bewustwording is hierin van groot belang, maar de beleidsontwikkeling was ook gericht op het verstrekken van praktische handvatten voor het opzetten en uitvoeren van de onafhankelijke toets. Dit is gerealiseerd in de vorm van duidelijke processen voor de te nemen stappen bij het vaststellen en documenteren van de prestatielevering binnen de gemeente Zwolle. De implementatie van het ontwikkelde beleid krijgt in 2021 verder vorm.

Ook heeft de organisatie in 2020 de voorbereiding voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording uitgewerkt. Vanaf 2021 zal het College een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening opnemen (over het verslagjaar 2021
Via de rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de rechtmatige naleving van de regels, die relevant zijn voor de financiën van de gemeente. Waar in de huidige situatie de onafhankelijk accountant verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad, wordt dat straks het College. Voor de uitvoering daarvan wordt voorgesteld om de huidige uitgangspunten te blijven hanteren (1% verantwoordingsgrens, 10% rapportagegrens en audit commissie als vooruitgeschoven post namens de Raad.)

Het College verwacht dat voor Zwolle het effect van de wetswijziging beperkt zal zijn: Zwolle heeft de interne beheersing reeds op orde en kan steunen op een bewezen effectieve verbijzonderde interne controlefunctie.

De voortgang op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen is te raadplegen in de verantwoording van programma 9 Bedrijfsvoering. De vijf verplichte BBV-indicatoren voor het taakveld 'bestuur en ondersteuning' van 2020 zijn:

Formatie   7,2 fte per 1000 inwoners
Bezetting   7,2 fte per 1000 inwoners
Inhuur   16,1% van de totale loonsom
Apparaatskosten   812 euro per inwoner
Overhead   7,8% van de totale lasten

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

Daarnaast zijn in de regeling Beleidsindicatoren de indicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 april 2021, vindt u hier.